De Excel a un ERP: prepara tus datos antes de importar

Migrar no consiste en subir todas las hojas que existen. Primero hay que decidir cuál representa la información vigente. Si dos archivos tienen un precio distinto para el mismo producto, importar ambos solo convierte una duda en un problema más grande.

Elige un catálogo maestro

Define una fuente para productos, clientes y proveedores. Asigna una clave estable a cada registro. Revisa duplicados, variantes, unidades y campos obligatorios. Un nombre parecido no demuestra que dos artículos sean el mismo.

Separa datos y movimientos

Un catálogo describe productos; un saldo expresa cuántos hay en una fecha. Un historial explica cómo se llegó a ese saldo. No mezcles los tres en una misma importación sin conocer el formato que espera el destino.

Prueba una muestra representativa

Incluye un producto simple, uno con variantes, un registro incompleto y una unidad que se compre por caja y se venda por pieza. Comprueba cómo aparecen en búsqueda, venta y reportes. Una prueba de cinco filas bien elegidas puede revelar errores que cien filas idénticas no muestran.

Define el corte

Acuerda cuándo deja de actualizarse la hoja y cuándo empieza a registrar el nuevo sistema. Si ambos siguen recibiendo movimientos, asigna un responsable para reconciliarlos. Conserva una copia del origen con fecha y acceso restringido.

Concilia antes de arrancar

• Compara cantidad de registros y duplicados.
• Revisa existencias por ubicación.
• Confirma precios y unidades.
• Comprueba saldos pendientes si están en alcance.
• Documenta registros rechazados y su corrección.

Prepara una salida de emergencia

Define cuándo se detiene el arranque y cómo se recupera el trabajo registrado durante el piloto. Tener una copia de Excel no resuelve por sí solo la recuperación: también necesitas los movimientos generados después del corte.

Antes de decidir qué importar, usa la guía para elegir un ERP modular.